“ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ” (утв. Росархивом 06.10.2000) (ред. от 27.10.2003)





Номер статьи Вид документа Срок хранения документов <*> Примечание
1 2 3 4

<*> Срок хранения “постоянно” применяется в соответствии с п. 2.4 Указаний. Отметка “ЭПК” применяется в соответствии с п. 2.8 Указаний.
1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
1.1. Распорядительная деятельность
1 Законодательные, иные нормативные акты (законы, указы, постановления, распоряжения, решения) Президента Российской Федерации, законодательных, исполнительных органов государственной власти, судебных органовРоссийской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления: <1> Относящиеся к деятельности организации – пост.
а) по месту разработки Пост.
б) в других организациях До минования надобности <1>
2 Проекты нормативных актов Президента Российской Федерации, исполнительных органов государственной власти, судебных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До минования надобности
3 Инициативные предложения, внесенные в органы государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления; документы (докладные записки, заключения, справки и др.) по их разработке Пост.
4 Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; документы (обзоры, доклады, расчеты, заключения, справки и др.) по их выполнению Пост.
5 Протоколы, постановления, решения, рекомендации, стенограммы заседаний; документы (справки, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки, бюллетени голосования <1>, доверенности и др.) к ним: <1> До прекращения деятельности акционерного общества; после прекращения – ЭПК
а) коллегиального исполнительного органа организации (коллегии, совета, дирекции, правления и др.) Пост. <2> <2> Присланные для сведения – до минования надобности
б) контрольных (ревизионных) органоворганизации (советов, комиссий и др.) Пост. <2>
в) научных, экспертных, методических, консультативных органов организации (комитетов, комиссий, советов и др.) Пост. <2>
г) совещаний у руководителя организации Пост. <2>
д) собраний трудовых коллективов организации Пост. <2>
е) собраний структурных подразделений организации 5 л. ЭПК
ж) общих собраний акционеров, пайщиков Пост.
6 Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним: <1> Присланные для сведения – до минованиянадобности
<2> О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках – 5 л.
а) по основной деятельности Пост. <1>
б) по личному составу 75 л. <2> ЭПК
в) по административно – хозяйственным вопросам 5 л.
7 Проекты приказов, распоряжений 1 г.
8 Документы (постановления, решения, рекомендации, протоколы, стенограммы) международных, всероссийских, ведомственных и межведомственных, отраслевых съездов, конгрессов, конференций, совещаний, семинаров:
а) по месту проведения Пост.
б) в других организациях До минования надобности
9 Документы (справки, отчеты, доклады, обзоры, переписка) о реализации решений съездов, конгрессов, конференций, совещаний, семинаров Пост.
10 Правила, инструкции, регламенты, методические указания и рекомендации: <1> После замены новыми
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях 3 г. <1>
11 Проекты правил, инструкций, регламентов, методических указаний и рекомендаций; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке и применению 3 г. <1> ЭПК <1> После утверждения
12 Переписка с исполнительными органами государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления по основным вопросам деятельности 5 л. ЭПК
1.2. Организационные основы управления
13 Уставы, положения организации (типовые и индивидуальные): <1> После замены новыми
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях 3 г. <1>
14 Учредительные договоры, изменения и дополнения к ним, протоколы учредительных собраний негосударственных организаций,списки учредителей (участников) Пост.
15 Свидетельства о регистрации, ликвидации организации, разрешения, уведомления на открытие филиалов, представительств Пост.
16 Положения о структурных подразделениях организации; коллегиальных исполнительных, контрольных, научных, экспертных, методических, консультативных органах; о филиалах, представительствах Пост.
17 Проекты уставов, положений; документы (справки, докладные записки, предложения, отзывы) по их разработке 3 г. <1> ЭПК <1> После утверждения
18 Структуры и схемы организации управления;пояснительные записки к ним:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До замены новыми
19 Документы (лицензии, квоты, протоколы, решения, книги регистрации и др.) о лицензировании деятельности организации Пост.
20 Перечни видов лицензируемой деятельности:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До замены новым
21 Документы (сертификаты, свидетельства, аттестаты, представления, протоколы, положения, книги регистрации и др.) поаттестации, аккредитации, сертификации Пост.
22 Документы (постановления, протоколы, уставы, планы, балансы, акты, договоры, контракты, свидетельства и др.) о приватизации Пост. <1> <1> При наличии в организации подлинников копии документов – до минования надобности
23 Договоры о правах и обязанностях: <1> После истечения срока действия договора
а) с руководителем организации Пост.
б) с членами коллегиальных исполнительных и др. органов организации в) с другой организацией 5 л. <1> ЭПК 5 л. <1>
ЭПК
24 Реестры акционеров Пост.
25 Реестры владельцев ценных бумаг Пост.
26 Списки аффилированных лиц, списки лиц, имеющих право на дивиденды Пост.
27 Документы (сертификаты, свидетельства о регистрации акций, акты) на прием – передачу акций (пакетов акций) Пост.
28 Договоры о продаже – покупке акций акционерами 5 л. <1> ЭПК <1> После истечения срока действия договора
29 Журналы, книги учета работы с акциями и выдачи выписок из реестра акционеров Пост.
30 Положения о долевой собственности, выпуске и распределении акций, ценных бумаг, образцы акций, проспект эмиссии акций Пост.
31 Документы (подписные листы, заявки наприобретение акций, листы подтверждения, карточки учета доходов акционеров и др.) по акционированию 5 л. ЭПК
32 Штатные расписания организации, изменения к ним:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях 3 г.
33 Проекты штатных расписаний; документы (справки, предложения, заключения, переписка) по их разработке и изменению 3 г. <1> ЭПК <1> После утверждения
34 Штатные расстановки 75 л.
35 Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (должностные инструкции): а)типовые (примерные)
- по месту разработки и утверждения Постоянно
- в прочих организациях 3 г. <1> <1> После замены новыми.
Закон прост: Наименования подпунктов приведены в соответствии с официальным текстом документа.
в) индивидуальные (персональные) 75 л. ЭПК <1> <1> В составе личных дел.
(в ред. Решения Росархива от 27.10.2003)
36 Приемо – сдаточные акты; приложения к ним (за исключением инвентаризационных документов, предусмотренных ст. 192), составленные при смене: <1> После смены должностного,материально -ответственного лица
а) руководителя организации Пост.
б) должностных ответственных и материально ответственных лиц 5 л. <1>
37 Документы (доклады, положения о правопреемственности, отчеты, справки, акты, заключения) о реорганизации, переименовании организации Пост.
38 Документы (протоколы, акты, балансы,заключения, уведомления, решения судов, выписки из государственного реестра и др.) о ликвидации организации Пост. <1> <1> При наличии в организации подлинников копии документов – до минования надобности
39 Документы (информации, справки, сводки, сведения, докладные записки) по основной отраслевой (специфической) деятельности организации Пост.
40 Документы (информации, справки, сводки, докладные записки) по оперативной отраслевой (специфической) деятельности организации 5 л. ЭПК
41 Переписка по организационным вопросамдеятельности, в том числе о регистрации, лицензировании, аккредитации, аттестации, сертификации, приватизации, акционировании 5 л. ЭПК
42 Документы (аналитические обзоры, доклады, справки, сводки, докладные записки) об основной деятельности, представляемые в органы исполнительной власти, органы местного самоуправления, вышестоящие организации Пост. <1> <1> По оперативно – хозяйственным вопросам – 5 л. ЭПК
43 Документы (доклады, обзоры, сводки, справки), представляемые структурнымиподразделениями руководству организации 5 л. ЭПК
44 Документы (справки, докладные записки, перечни вопросов, рассмотренных коллегиальными и исполнительными органами, планы, проспекты, повестки заседаний, предложения к повестке дня собрания акционеров, оперативные сводки, переписка и др.) об административно – организационной деятельности 5 л. ЭПК
45 Документы (программы, задания, отчеты, доклады, переписка) о командировках 5 л. ЭПК
46 Документы (программы, доклады, повестки, извещения, приглашения, рекламные проспекты, поздравительные адреса,тематические фотоальбомы, видеозаписи,переписка) об организации и проведении съездов, конгрессов, конференций, совещаний, семинаров, юбилейных дат, торжественных приемов, встреч:
а) по месту проведения 5 л. ЭПК
б) в других организациях До минования надобности
47 Документы (исторические и тематические справки, обзоры, подборки публикаций в средствах массовой информации, видеозаписи, фотодокументы и др.) по истории организации и ее подразделений Пост.
1.3. Контроль
48 Документы (доклады, справки, отчеты, акты, докладные записки и др.) проверок организации Пост.
49 Документы (акты, справки, докладные записки и др.) ревизий организации (за исключением документов периодических бухгалтерских ревизий, предусмотренных ст. 145) Пост.
50 Заключения ревизионной комиссии, аудитора (аудиторской фирмы), государственных и муниципальных органов финансового контроля Пост.
51 Переписка о проведении проверок и ревизий 5 л.
52 Журналы, книги учета ревизий, проверок и контроля за выполнением их решений (предписаний) 5 л. ЭПК
53 Переписка о выполнении решений(предписаний) проверок и ревизий 5 л. ЭПК
54 Документы (обзоры, аналитические справки) о рассмотрении обращений граждан Пост.
55 Документы (докладные записки, справки, сводки, переписка) о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан 5 л.
56 Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы и др.); документы (справки, сведения, переписка) по их рассмотрению: <1> В случае неоднократного обращения – 5 л. послепоследнего рассмотрения
а) предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях Пост.
б) личного характера 5 л. <1> ЭПК
в) второстепенного, оперативного характера 5 л. <1>
1.4. Правовое обеспечение деятельности
57 Документы (свидетельства, договоры) на право собственности, владения, пользования, распоряжения имуществом, регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания и др.; документы к ним Пост.
58 Документы (постановления, определения, акты, решения, заключения, запросы, переписка) о соблюдении норм законодательства, конфликтах, спорах, иных вопросах правового характера 5 л. ЭПК
59 Копии документов (исковых заявлений, доверенностей, актов, справок, докладных записок, протоколов, определений, постановлений, характеристик и др.), представляемых в правоохранительные, судебные органы, третейские суды 5 л. <1> <1> После вынесения решения
60 Договоры, соглашения об оказании юридических услуг 5 л. <1> ЭПК <1> После истечения срока действия договора
61 Документы (обзоры, справки, докладные записки, сведения, переписка) об организации и состоянии правовой работы 5 л. ЭПК
62 Переписка по оперативным правовым вопросам 3 г.
63 Картотеки, книги регистрации арбитражных дел, претензий и исков 5 л.
64 Кодификационные картотеки, базы данных (справочные, полнотекстовые) по законодательным актам и другим нормативным документам (инструкциям, правилам) На государственное, муниципальное хранение не передаются. Хранятся в организации
65 Книги записей юридических консультаций 3 г.
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
66 Типовые и примерные номенклатуры дел:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До замены новыми
67 Документы (номенклатуры, перечни, классификаторы дел и документов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До замены новыми
68 Проекты документов (номенклатур, перечней, классификаторов дел и документов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения 3 г. <1> <1> После утверждения
69 Целевые программы информатизации; документы (техническое задание, акты приемки, внедрения, протоколы и др.) к ним Пост.
70 Документы (акты, заключения, справки, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологий, защите информации 5 л. ЭПК
71 Договоры о проектировании, разработке, внедрении автоматизированных систем и программных продуктов 5 л. <1> ЭПК <1> После истечения срока действия договора
72 Книги, карточки (базы данных), журналырегистрации и контроля: <1> Хранятся в организации. Подлежат приему в государственный, муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно – справочного аппарата
а) распорядительных и нормативных документов организации Пост. <1>
б) поступающих и отправляемых документов 3 г.
в) обращений граждан 5 л.
г) телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры 3 г.
д) аудиовизуальных документов 3 г. <1> ЭПК
73 Дело фонда (исторические и тематические справки, сведения о составе и объеме дел идокументов, листы, карточки фондов, паспортархива, акты проверки наличия и состояния, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов) Пост. <1> <1> На государственное, муниципальное хранение передается при ликвидации организации
74 Описи дел: <1> Неутвержденные – до минования надобности
<2> После уничтожения дел
а) постоянного хранения (утвержденные) Пост. <1>
б) временного хранения 3 г. <2>
75 Документы (журналы, книги, листы, сводки) учета:
а) приема посетителей 3 г.
б) рассылки документов 2 г.
в) бланков строгой отчетности 3 г.
г) машинописных, компьютерных работ 1 г.
д) выдачи дел во временное пользование 3 г.
76 Топографические указатели 1 г. <1> <1> После замены новыми
77 Документы (акты, требования, заявки, заказы) учета выдачи дел во временное пользование 3 г. <1> <1> После возвращения документов
78 Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске к ознакомлению с документами 10 л.
79 Книги, журналы регистрации выдачи архивных справок, копий, выписок из документов 5 л.
80 Копии архивных справок, выданные по запросам граждан; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним 5 л.
81 Договоры, соглашения с архивными учреждениями, иными организациями по вопросам архивного дела и делопроизводства 5 л. <1> ЭПК <1> После истечения срока действия договора
2. ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
2.1. Прогнозирование
82 Целевые программы (федеральные, региональные), прогнозы развития регионов, отдельных направлений деятельности:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До минования надобности
83 Переписка о разработке и ходе выполнения целевых программ 5 л. ЭПК
84 Прогнозы (перспективные планы) развития организации Пост.
85 Концепции развития организации Пост.
86 Документы (доклады, справки, сведения, расчеты, таблицы и др.) о разработке и корректировке прогнозов (перспективных планов, концепций) развития организации 5 л. ЭПК
2.2. Текущее планирование
87 Планы экономического и социального развития организации:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До минования надобности
88 Бизнес – планы; документы (технико -экономические обоснования, заключения,справки, расчеты и др.) к ним Пост.
89 Госзаказы Пост.
90 Годовые планы организации: <1> В других организациях – до минования надобности
а) по основным для данной организации видам деятельности Пост. <1>
б) по вспомогательным для данной организации видам деятельности 5 л.
91 Проекты годовых планов экономического и социального развития организации; пояснительные записки к ним 5 л. ЭПК
92 Оперативные планы по всем направлениям деятельности организации и ее структурных подразделений До минования надобности
93 Годовые планы структурных подразделений организации 5 л.
94 Документы (технико – экономические показатели, обоснования, графики, справки, сведения, анализы, таблицы, рабочие тетради) о разработке планов 5 л.
95 Документы (докладные записки, справки, сведения) об изменении планов 5 л. ЭПК
96 Аналитические записки (анализы) о выполнении планов Пост.
97 Справки об итогах социально – экономического развития организации 5 л. ЭПК
98 Переписка по вопросам планирования 5 л.
2.3. Ценообразование
99 Прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До замены новыми
100 Справки, расчеты по прогнозированию цен Пост.
101 Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы) о разработке, применении цен и их корректировке:
а) по месту разработки Пост.
б) в других организациях До пересмотра цен
102 Ценовые соглашения между производителями и поставщиками материально – технических ресурсов 5 л. <1> ЭПК <1> После истечения срока действия соглашения
103 Переписка по вопросам ценообразования 5 л. ЭПК
3. ФИНАНСИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
3.1. Финансирование, кредитование
104 Финансовые планы перспективные:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До минования надобности
105 Планы: <1> В других организациях – до минования надобности
- финансовый (баланс доходов и расходов);
- финансирования и кредитования;
- валютный;
- материальных балансов; <2> При отсутствии годовых – пост.
- капитальных вложений;
- по труду и заработной плате;
- прибыли; <3> При отсутствии годовых и квартальных – пост.
- образования, распределения и использования фондов организации;
- накопления и расходования оборотных средств и др.:
а) сводные годовые Пост. <1>
б) годовые Пост. <1>
в) квартальные 5 л. <2>
г) месячные 1 г. <3>
106 Проекты планов 5 л.
107 Документы (уведомления, расчеты, таблицы, справки, сведения, ведомости, поручения, заключения, обоснования, переписка) о разработке и изменении финансовых планов 5 л. ЭПК
108 Документы (ходатайства, экономические расчеты, инвестиционные проекты, гранты, таблицы, договоры, соглашения, заключения) о долгосрочном кредитовании и инвестиционнойдеятельности Пост.
109 Лимиты (лимитные справки), экономические нормативы финансирования и кредитования и их распределения; расчеты к ним Пост.
110 Переписка о лимитах и экономических нормативах 5 л.
111 Финансово – экономические и конъюнктурные обзоры:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До минования надобности
112 Сметы доходов и расходов; расчеты к ним <1>: <1> Административно – хозяйственных и управленческих расходов – 5 л.
<2> При отсутствии годовых – пост.
а) годовые Пост.
б) квартальные 5 л. <2>
113 Документы (справки, сведения, расчеты, расходные расписания, бюджетные поручения, заявки, переписка) о финансировании всех видов деятельности 5 л. ЭПК
114 Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов: <1> В других организациях – до минования надобности
- финансового;
- финансирования и кредитования;
- валютного;
- материальных балансов; <2> При отсутствии годовых – пост.
- капитальных вложений;
- по труду и заработной плате;
- прибыли; <3> При отсутствии годовых, квартальных – пост.
- образования, распределения и использованияфондов организации;
- накопления и расходования оборотных средств и др.:
а) сводные годовые Пост. <1>
б) годовые Пост. <1>
в) квартальные 5 л. <2>
г) месячные 1 г. <3>
115 Анализы отчетных данных об исполнении балансов доходов и расходов 5 л. ЭПК
116 Документы (планы, обоснования, расчеты, переписка) о совершенствовании аппарата управления 5 л. ЭПК
117 Переписка об изменении расходов на содержание аппарата управления и административно – хозяйственные нужды 5 л.
118 Документы (акты, докладные записки, переписка) о соблюдении финансовой дисциплины 5 л.
119 Документы (положения, справки, расчеты, докладные записки, заключения) о формировании фондов организации и их расходовании 5 л. ЭПК
120 Переписка о внесметных и целевых ассигнованиях 5 л. ЭПК
121 Документы (положения, карточки, переписка) об открытии, закрытии, состоянии, оплате текущих и расчетных счетов, о проведении денежно – расчетных операций 5 л.
122 Договор банковского счета 5 л. <1> <1> После истечения срокадействия договора
123 Срочные финансовые донесения, оперативные отчеты и сведения 1 г.
124 Документы (докладные записки, сообщения, информации, извещения, справки, отчеты, переписка) по кредитным вопросам 5 л. ЭПК
125 Кредитные договоры 5 л. <1> ЭПК <1> После истечения срока действия договора
126 Переписка о размещении акций, вкладов, начислении дивидендов 5 л.
127 Заявки на получение кредитов 1 г.
128 Переписка о нормах обязательных резервов, финансирования капиталовложений 5 л. ЭПК
129 Сводные ведомости по открытым кредитам Пост.
130 Сведения о расходовании кредитов:
а) годовые Пост.
б) квартальные 3 г.
в) месячные 1 г.
131 Расходные кассовые расписания и уведомления о кредитах 5 л.
132 Кассовые планы:
а) годовые 5 л.
б) квартальные 3 г.
в) месячные 1 г.
133 Отчеты по кассовым планам 5 л.
4. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ
4.1. Бухгалтерский учет и отчетность
134 Альбомы унифицированных типовых форм первичной учетной документации:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До замены новыми
135 Бухгалтерские балансы и отчеты; документы (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) к ним: <1> При отсутствии годовых – пост.
<2> При отсутствии годовых, квартальных – пост.
а) сводные годовые Пост.
б) годовые Пост.
в) квартальные 5 л. <1>
г) месячные 1 г. <2>
136 Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним Пост.
137 Аналитические документы (таблицы, записки, доклады) к годовым балансам и отчетам Пост.
138 Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов 5 л.
139 Документы (протоколы, акты, заключения) орассмотрении и утверждении балансов и отчетов Пост. <1> <1> Квартальных – 5 л.
140 Отчеты об исполнении сметы расходов: <1> При отсутствии годовых – пост.
а) сводные годовые Пост.
б) годовые Пост.
в) квартальные 5 л. <1>
141 Синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерского учета 5 л.
142 План счетов бухгалтерского учета 5 л.
143 Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости) Пост.
144 Переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности 1 г.
145 Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово – хозяйственной деятельности, контрольно – ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др. 5 л. <1> <1> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательногорешения
146 Основные критерии (система показателей) деятельности экономических субъектов, по которым их бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежит обязательной ежегодной аудиторской проверке:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До замены новыми
147 Договоры с аудиторами (аудиторскими фирмами) 5 л. <1> ЭПК <1> После истечения срока действия договора
148 Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы – ордера, разработочные таблицы и др.) 5 л. <1> <1> При условии завершения проверки (ревизии). В случаевозникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
149 Утвержденные лимиты, фонды заработной платы:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До минования надобности
150 Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета – фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.) 5 л. <1> <1> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
151 Документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями 5 л.
152 Переписка о финансово – хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложениивзысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.) 5 л.
153 Лицевые счета работников 75 л. ЭПК
154 Положения о премировании работников 5 л. <1> ЭПК <1> После замены новыми
155 Документы (сводные расчетные (расчетно – платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат <1>; доверенности на получение денежных сумм и товарно – материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получениизаработной платы и других выплат 5 л <2>. <1> При отсутствии лицевых счетов – 75 л.
<2> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
156 Переписка о выплате заработной платы 5 л.
157 Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов 5 л.
158 Гарантийные письма 5 л.
159 Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий 5 л.
160 Переписка о выдаче и возврате ссуд 5 л. <1> <1> После погашения ссуды
161 Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности 5 л.
162 Исполнительные листы До минования надобности <1> <1> Не менее 5 л.
163 Документы (справки, акты, обязательства,переписка) о дебиторской и кредиторскойзадолженности, недостачах, растратах, хищениях 5 л. ЭПК
164 Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов До замены новым
165 Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков До минования надобности <1> <1> Не менее 5 л.
166 Документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации Пост.
167 Документы (акты, выписки банков, ведомости,расчеты, переписка) об амортизационных отчислениях 5 л.
168 Оборотные ведомости 5 л. <1> <1> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
169 Сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах 5 л. <1> <1> После снятия с учета
170 Отчеты по налогам: <1> При отсутствии годовых – пост.
а) годовые Пост.
б) квартальные 5 л. <1>
в) месячные 1 г. <2> <2> При отсутствии квартальных – 5 л.
171 Документы (расчеты, справки, таблицы, сведения) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней 5 л. ЭПК
172 Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов 5 л. ЭПК
173 Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам 5 л. ЭПК
174 Документы (справки, сводки, сведения, сообщения, переписка) о зачислении налоговых поступлений в бюджеты разного уровня и во внебюджетные фонды, задолженности по ним 5 л.
175 Переписка об образовании, распределении, накоплении оборотных средств и о расчетах по оборотным средствам 5 л.
176 Документы (заявки, справки, лимиты, расчеты) о расходах на приобретение оборудования, производственного и жилого фонда 5 л.
177 Документы (акты сверок, справки) об уплате налогов в бюджет зачетами, ценными бумагами, поставками продукции, товаров, работ, услуг 5 л.
178 Акты – справки о погашении налогов(задолженности) векселями 5 л. <1> <1> После погашения налогов
179 Документы (заявления, распоряжения, справки – графики, акты) об оплате, размене, приеме – передаче векселей 5 л.
180 Документы (заявки, акты, справки, переписка) по валютным вопросам 5 л. ЭПК
181 Документы (отчеты, сводки) о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами Пост.
182 Оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей Пост.
183 Оперативные отчеты о расходовании иностранной валюты на загранкомандировки 5 л.
184 Перечень выплат, на которые не начисляютсястраховые взносы в государственные социальные фонды:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До замены новым
185 Лицевые счета акционеров 5 л. <1> <1> После перехода права собственности на акции. При условии завершения проверки (ревизии)
186 Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные) 5 л. <1> ЭПК <1> После истечения срока действия договора, соглашения
187 Паспорта сделок Пост.
188 Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ 5 л. <1> <1> При отсутствии лицевых счетов – 75 л.
189 Договоры о материальной ответственности 5 л. <1> <1> После увольнения материально ответственного лица
190 Образцы подписей материально ответственных лиц До минования надобности
191 Договоры имущественного страхования 5 л. <1> <1> После истечения срока действия договора
192 Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно – материальных ценностей 5 л. <1> <1> При условии завершенияпроверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
193 Книги, журналы, карточки учета: <1> После окончания срока действия последнего договора, контракта, соглашения
а) ценных бумаг Пост.
б) договоров, контрактов, соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных) 5 л. <1> ЭПК
в) основных средств (зданий, сооружений) 5 л. <2>
г) расчетов с организациями 5 л. <3> <2> После ликвидации основных средств при условии завершения проверки (ревизии)
<3> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновенияспоров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
<4> После погашения налога при условии завершения проверки (ревизии)
<5> С даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии)
д) приходно – расходных кассовых документов(счетов, платежных поручений) 5 л. <3>
е) погашенных векселей на уплату налогов 5 л. <4>
ж) реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость 5 л. <5>
з) хозяйственного имущества 5 л. <3>
и) вспомогательные, контрольные (транспортные, грузовые, весовые и др.) 5 л. <3>
к) подотчетных лиц 5 л.
л) исполнительных листов 5 л.
м) сумм доходов и подоходного налога работников 5 л.
н) депонированной заработной платы 5 л. <3>
о) депонентов по депозитным суммам 5 л.
п) доверенностей 5 л. <3>
194 Программы, руководства по организации и внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности Пост.
195 Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности 5 л.
196 Заказы на бланки учета и отчетности 1 г.
197 Документы (счета, справки, переписка и др.) по финансовым вопросам благотворительной деятельности 5 л. ЭПК
4.2. Статистический учет и отчетность
198 Отчеты организации о выполнении перспективных (долговременных), целевых и текущих программ, планов; анализы отчетов: <1> При отсутствии годовых – пост.
<2> При отсутствии годовых, полугодовых – пост.
а) сводные годовые и с большей периодичностью Пост.
б) годовые и с большей периодичностью Пост.
в) полугодовые 5 л. <1> <3> При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных – пост.
г) квартальные 5 л. <2>
д) месячные 1 г. <3>
199 Статистические отчеты и таблицы по всем основным направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информации, докладные записки и др.) к ним: <1> При отсутствии годовых – пост.
<2> При отсутствии годовых, полугодовых – пост.
а) сводные годовые и с большей периодичностью Пост.
б) годовые и с большей периодичностью Пост. <3> При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных – пост.
в) полугодовые 5 л. <1>
г) квартальные 5 л. <2>
д) месячные 1 г. <3>
е) единовременные Пост.
200 Документы (доклады, аналитические таблицы и справки) об итогах деятельности организации Пост.
201 Статистические отчеты и таблицы по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информации, докладные записки и др.) к ним 5 л.
202 Документы (таблицы, расчеты, справки) о составлении сводных статистических отчетов 5 л.
203 Оперативные статистические сводки о выполнении планов 1 г.
204 Журнал учета передаваемых статистических данных 5 л.
205 Вспомогательные книги по оперативному и статистическому учету и отчетности 1 г.
206 Переписка о составлении, представлении и проверке статистической отчетности 5 л.
207 Бланки форм статистической отчетности (систематизированный комплект):
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До замены новыми
5. ЭКОНОМИЧЕСКИЕ, НАУЧНЫЕ, КУЛЬТУРНЫЕ СВЯЗИ
5.1. Организация связей
208 Уставы, положения международных организаций (объединений), членами которых является организация Пост.
209 Указания (задания) специалистам,принимающим участие в работе международных организаций (объединений) Пост.
210 Документы (справки, заявления, докладные записки) о вступлении в международные организации (объединения) Пост.
211 Переписка о вступлении в международные организации (объединения) Пост.
212 Документы (протоколы, решения, предложения, доклады, справки) об экономических, научных, культурных связях с другими организациями Пост.
213 Документы (программы, планы проведения встреч, графики, заявки, переписка) оборганизации приема и пребыванияпредставителей иностранных организаций 5 л.
214 Инструкции (указания, задания, рекомендации) представителям организации по ведению встреч (переговоров) 5 л. ЭПК
215 Документы (протоколы встреч (переговоров), тексты выступлений, записи бесед) о приеме представителей иностранных организаций Пост.
216 Документы (доклады, справки, информации, сведения) о проведении встреч (переговоров) с представителями других организаций 5 л. ЭПК
217 Журналы, карточки учета посещений организации представителями иностранныхорганизаций Пост.
5.2. Осуществление связей
218 Контракты, договоры, соглашения, договоры – намерения об экономических, научных, культурных связях; документы (особые условия, протоколы разногласий, обоснования, правовые заключения и др.) к ним Пост.
219 Документы (проекты, предложения, заключения, справки, сведения, информации, расчеты) о подготовке контрактов, договоров, соглашений 10 л. ЭПК
220 Документы (акты, технико – экономические обоснования, заключения, справки, сведения) о целесообразности сотрудничества Пост.
221 Книги регистрации соглашений, договоров, контрактов о связях организации 5 л. ЭПК
222 Программы (прогнозы, планы) установления и развития экономических, научных, культурных связей:
а) по месту разработки Пост.
б) в других организациях До минования надобности
223 Документы (предложения, рекомендации, расчеты) о разработке планов научно – технического, экономического, культурного сотрудничества 10 л. ЭПК
224 Переписка о разработке, уточнении, изменении планов научно – технического, экономического,культурного сотрудничества 5 л. ЭПК
225 Документы (докладные записки, справки, сведения) о выполнении планов научно – технического, экономического, культурного сотрудничества Пост.
226 Документы (информационные письма, сообщения, вырезки из газет) об экономическом, научно – техническом, культурном сотрудничестве 5 л. ЭПК
227 Документы (аннотации, предложения, расчеты, информации) к грантам, инвестиционным проектам Пост.
228 Конъюнктурные обзоры по экспортно – импортным поставкам Пост.
229 Документы (заключения, акты, справки, технико- экономические обоснования, разрешения,переписка) о целесообразности закупок импортной продукции и материалов 10 л. ЭПК
230 Документы (программы, планы, контракты, акты, протоколы, переписка) об обучении, стажировке иностранных специалистов в Российской Федерации 5 л. ЭПК
231 Переписка об организации заграничных путешествий, туров 3 г.
6. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ
6.1. Сбор (получение) информации, маркетинг
232 Переписка об организации, планировании и осуществлении информационной деятельности, маркетинга 5 л. ЭПК
233 Документы (справки, докладные записки, сводки, отчеты, переписка) об информационной деятельности, маркетинге 5 л. ЭПК
234 Аналитические обзоры по основным вопросам деятельности организации:
а) по месту разработки Пост.
б) в других организациях До минования надобности
235 Информационные обзоры (доклады) На государственное, муниципальное хранение не передаются. Хранятся в организации
236 Программы маркетинговых исследований организации Пост.
237 Документы (сводные таблицы и графики (мониторинги) движения цен на рынке, справки,доклады, сведения и др.) о маркетинговых исследованиях 5 л. ЭПК
238 Документы (анкеты, тесты, интервью и др.) об оперативном анализе потребности в продукции, услугах До минования надобности
239 Документы (запросы, заявки, сведения, переписка) о потребности в научно – информационных материалах:
а) на материалы, изданные за рубежом 3 г.
б) на материалы, изданные в Российской Федерации 1 г.
240 Переводы информационных статей из иностранных изданий До минования надобности
241 Книги, журналы регистрации научно – технической информации 5 л.
242 Документы (планы, акты, справки, переписка) о комплектовании и работе справочно – информационных служб организации 3 г.
243 Информационные подборки систем избирательного распространения информации и документационного обеспечения руководства, реферативные и библиографические подборки, тематические и библиографические указатели литературы, справочные базы данных До минования надобности
244 Документы (списки, каталоги, заявки, отчеты, переписка) об оформлении годовой подписки на литературу 1 г. <1> <1> После получения подписной литературы
245 Акты проверки справочно – информационных служб организации 1 г. <1> <1> После следующей проверки
246 Акты списания книг и периодических издания 10 л. <1> <1> После проверки справочно – информационных служб организации
247 Документы (книги учета справочно – информационных изданий, картотека периодических изданий, формуляры, карточки, журналы, списки, каталоги, базы данных) учета материалов справочно – информационных служб организации До ликвидации справочно – информационных служб организации
248 Договоры об информационном обслуживании 5 л. <1> <1> После истечения срока действия договора
249 Документы (справки, сводки, сведения, отчеты) об учете использования научно – технической информации 3 г.
6.2. Распространение информации (реклама)
250 Информационные издания (бюллетени, информационные листки и письма, каталоги, списки, справочники, сборники и др.):
а) по месту разработки До ликвидации организации
б) в других организациях До минования надобности
251 Статьи, тексты телерадиопередач, брошюры,диаграммы, фотодокументы по научно -технической информации и рекламе До минования надобности
252 Документы (тематико – экспозиционные планы, планы размещения экспонатов, схемы, описания, характеристики экспонатов, каталоги, путеводители, проспекты, альбомы, буклеты, списки участников, доклады, справки, отзывы, отчеты, информации и др.) об участии в выставках, ярмарках, презентациях Пост.
253 Документы (дипломы, свидетельства, аттестаты, грамоты) о награждении организации за участие в выставках Пост.
254 Переписка об организации и проведениивыставок, ярмарок, презентаций 5 л. ЭПК
255 Документы (программы, планы, тексты лекций, справки, сведения, переписка) о проведении на выставке, ярмарке, презентации лекций, бесед и других мероприятий 5 л. ЭПК
256 Договоры (контракты) о размещении и выпуске рекламы 5 л. <1> <1> После истечения срока действия договора
257 Документы (заявки, акты, переписка) о размещении и выпуске рекламы 3 г.
258 Документы (буклеты, плакаты, фотовидеодокументы, информации) о рекламной деятельности организации До минования надобности <1> <1> Наиболее удачные вхудожественном отношении, выполненные известными авторами – пост.
259 Документы (коммерческие предложения, прайс – листы, анкеты, образцы (модули) текста рекламы, “www” страницы в Интернете, переписка) об оперативной рекламной деятельности До минования надобности
260 Переписка о распространении (рассылке) информационных изданий 1 г.
261 Переписка об учете, движении и использовании информации 5 л.
7. ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ
7.1. Трудоустройство
262 Документы (информации, справки, сведения, ведомости, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников 5 л. ЭПК
263 Документы (справки, сведения, списки) о высвобождении и потребности в работниках, создании рабочих мест, половозрастной структуре и профессионально – квалификационном составе высвобожденных и необходимых работников 5 л. ЭПК
264 Переписка по вопросам трудоустройства 5 л.
265 Направления на трудоустройство работников До минования надобности
266 Договоры об оказании финансовой помощи на создание и сохранение рабочих мест, накомпенсационные выплаты работникам 5 л. <1> <1> После истечения срока действия договора
267 Договоры о выдаче ссуд для создания рабочих мест 5 л. <1> <1> После погашения ссуды
7.2. Организация труда
268 Документы (справки, планы, расчеты, схемы, карты) о совершенствовании процессов труда 5 л. ЭПК
269 Документы (нормативы численности, доклады, справки, расчеты, информации) о совершенствовании структуры аппарата управления Пост.
270 Перечни профессий:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До минования надобности
271 Документы (рекомендации, психофизиологические нормы, справки) о диагностике профессиональной пригодности работников:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До замены новыми
272 Документы (акты, протоколы, справки, докладные записки) об организации труда при совмещении профессий Пост.
273 Журналы учета работников, совмещающих профессии До минования надобности
274 Документы (расчеты, рекомендации, обоснования, заключения) о прогнозировании повышения производительности труда 5 л. ЭПК
275 Коллективный договор Пост.
276 Документы (протоколы, справки, акты, переписка) о проверке выполнения условий коллективного договора Пост.
277 Документы (отчеты, справки, информации) о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю 5 л. ЭПК
278 Документы (заявления, докладные записки, справки, расчеты, протоколы) о разрешении трудовых споров 5 л. ЭПК
279 Документы (требования, справки, сведения, протоколы, рекомендации) о коллективныхтрудовых спорах с участием посредника 5 л. ЭПК
280 Документы (сводки, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени) об учете рабочего времени 3 г.
281 Табели (графики), журналы учета рабочего времени 1 г.
282 Документы (акты, сообщения, информации, характеристики, докладные записки, справки, переписка) о трудовой дисциплине 3 г.
7.3. Нормирование труда, тарификация, оплата труда
283 Типовые нормативы по труду:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До замены новыми
284 Нормы выработки и расценок <1>: <1> Временные нормы выработки и расценок – 3 г. после замены новыми
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До замены новыми
285 Документы (справки, расчеты, докладные записки, предложения) о разработке норм выработки и расценок 5 л. ЭПК
286 Тарифно – квалификационные справочники, сетки, ставки:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До минования надобности
287 Переписка о дополнении, изменении тарифно – квалификационных справочников, сеток, ставок 5 л.
288 Тарификационные ведомости 25 л.
289 Документы (расчеты, анализы, справки) о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда 5 л. ЭПК
290 Документы (справки, докладные записки, акты, отчеты, протоколы) о контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходовании фонда заработной платы 5 л. ЭПК
291 Переписка об упорядочении и установлении размеров заработной платы, начислении премий 5 л. ЭПК
292 Утвержденные разряды оплаты труда по должностям работников:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До замены новыми
293 Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников 5 л.
294 Переписка об образовании и использовании фондов материального поощрения 5 л.
7.4. Охрана труда
295 Акты, предписания по технике безопасности; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении 5 л. ЭПК
296 Комплексные планы улучшения условий, охраны труда и санитарно – оздоровительных мероприятий Пост.
297 Переписка о разработке и ходе выполнениякомплексных планов улучшения условий, охраны труда и санитарно – оздоровительных мероприятий 5 л.
298 Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности Пост.
299 Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности 5 л.
300 Планы мероприятий (двусторонние соглашения) по улучшению условий труда работников 5 л. ЭПК
301 Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда 5 л. ЭПК
302 Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты, переписка) о состоянии условий и применении труда женщин и подростков 5 л. ЭПК
303 Перечень работ с вредными или опасными условиями, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18-летнего возраста:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До замены новым
304 Перечень профессий с вредными условиями труда:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До замены новым
305 Списки работающих на производстве с вредными условиями труда 75 л.
306 Табели и наряды работников вредных профессий 75 л.
307 Правила по охране труда работающих инвалидов:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До замены новыми
308 Переписка о предупредительных мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций 5 л. ЭПК
309 Планы – схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций До замены новыми
310 Нормы запасов оборудования и материалов на случай аварий:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До замены новыми
311 Документы (акты, отчеты об авариях, аварийные листки, заключения экспертов, протоколы комиссий) о расследовании причин аварий 10 л. <1> <1> Связанных с крупнымматериальным ущербом и человеческими жертвами – пост.
312 Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний 45 л. ЭПК
313 Договоры страхования работников от несчастных случаев 5 л. <1> <1> После истечения срока действия договора
314 Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по технике безопасности 5 л.
315 Протоколы аттестации по технике безопасности 5 л.
316 Журналы, книги учета:
а) профилактических работ по технике безопасности 10 л.
б) инструктажа по технике безопасности 10 л.
в) проведения аттестации по технике безопасности 5 л.
317 Документы (условия, программы, протоколы, рекомендации) смотров – конкурсов по охране труда и технике безопасности 5 л. ЭПК
318 Извещения медпункта о пострадавших в результате несчастных случаев 5 л.
319 Сведения об авариях и несчастных случаях 5 л. <1> <1> Сведения о несчастных случаях с летальным исходом – пост.
320 Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий Пост.
321 Переписка об авариях и несчастных случаях 5 л.
322 Документы (акты, заключения, отчеты,протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях: <1> Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – пост.
а) по месту происшествия 45 л. <1> ЭПК
б) в других организациях 5 л.
323 Документы (доклады, протоколы, справки, заключения, анализы) о вредных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях 10 л. ЭПК
324 Переписка о профессиональных заболеваниях, производственном травматизме и мерах по их устранению 5 л. ЭПК
325 Документы (акты, докладные записки,заключения, переписка) о сокращении рабочего дня в связи с вредными условиями труда 5 л. ЭПК
326 Документы (постановления, акты, доклады, справки) о санитарном состоянии организации 5 л.
327 Журналы учета исполнения постановлений о штрафах 3 г. <1> <1> После оплаты штрафа
328 Журналы регистрации административных взысканий за нарушение санитарных норм и правил 3 г.
329 Переписка о проведении профилактических и профгигиенических мероприятий 3 г.
330 Документы (списки, перечни, переписка) опроведении медицинских осмотров работников 5 л.
331 Анкеты обследования условий труда работников 5 л.
332 Документы (протоколы, ведомости, карты аттестации рабочих мест и др.) об аттестации рабочих мест по условиям труда 5 л. ЭПК
8. КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников
333 Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами Пост.
334 Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете кадров 5 л. ЭПК
335 Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников 5 л.
336 Записки, заменяющие приказы по личному составу 75 л. <1> ЭПК <1> О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках – 5 л.
337 Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.):
а) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольныхорганов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания Пост.
б) работников 75 л. ЭПК
338 Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел 75 л. ЭПК
339 Личные карточки работников (в том числе временных работников) 75 л. ЭПК
340 Характеристики работников, не имеющих личных дел 75 л. ЭПК
341 Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и др.) лиц, не принятых на работу 1 г.
342 Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) До востребования <1> <1> Невостребованные – не менее 50 л.
343 Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные удостоверения и др.), не вошедшие в состав личных дел 5 л.
344 Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность Пост.
345 Документы (выписки из протоколов, спискитрудов, отчеты) конкурсных комиссий позамещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел 75 л. ЭПК
346 Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должности 3 г.
347 Заявления об участии в конкурсе на замещение вакантных должностей 3 г.
348 Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет 15 л. <1> <1> При отсутствии приказов – 50 л.
349 Список (штатно – списочный состав) работников Пост.
350 Списки: <1> При отсутствии лицевых счетов – 50 л.
а) членов руководящих и исполнительных органов организации Пост.
б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий Пост.
в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий Пост.
г) работников 75 л.
д) прошедших аттестацию 5 л.
е) военнообязанных 3 г.
ж) кандидатов на выдвижение по должности 5 л.
з) получающих персональные ставки, оклады 10 л. <1>
351 Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним 3 г.
352 Переписка об оформлении командировок 5 л. <1> <1> Для заграничных командировок – 10 л. ЭПК
353 Переписка об учете призыва и отсрочки от призыва военнообязанных 3 г.
354 Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок 5 л. <1> <1> При отсутствии приказов – 50 л. ЭПК
355 Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок 5 л.
356 Графики предоставления отпусков 1 г.
357 Карточки, указатели к приказам по личному составу 75 л.
358 Книги, журналы, карточки учета: <1> После увольнения
а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников 75 л.
б) работников, направленных в командировки 5 л.
в) военнообязанных 3 г. <1>
г) отпусков 3 г.
д) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений 75 л.
е) выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним 50 л.
ж) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы 3 г.
з) выдачи командировочных удостоверений 5 л.
8.2. Установление квалификации работников
359 Протоколы заседаний, постановленияаттестационных, квалификационных комиссий 15 л. ЭПК
360 Документы (протоколы счетных комиссий, бюллетени тайного голосования) к протоколам заседаний аттестационных, квалификационных комиссий 5 л.
361 Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении 5 л.
362 Квалификационные требования:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До замены новыми
363 Документы (тесты) по определению (оценке)индивидуальных качеств, возможностей работников До замены новыми
364 Списки членов аттестационных, квалификационных комиссий 5 л.
365 Итоговые сводки, сведения, ведомости о проведении аттестации, установлении квалификации 5 л.
366 Переписка об аттестации и установлении квалификации 5 л.
367 Графики проведения аттестации, установления квалификации 1 г.
8.3. Профессиональная подготовка и повышение квалификации работников
368 Документы (доклады, справки, расчеты, докладные записки) о подготовке,переподготовке работников, обучении вторымпрофессиям, повышении квалификации 5 л. ЭПК
369 Переписка о профессиональной подготовке, переподготовке, повышении квалификации работников организации 5 л. ЭПК
370 Примерные образовательные программы (долгосрочные и целевые):
а) по месту разработки Пост.
б) в других организациях До минования надобности
371 Учебные планы, программы:
а) по месту разработки Пост.
б) в других организациях До минования надобности
372 Учебно – методические пособия:
а) по месту разработки Пост.
б) в других организациях До минования надобности
373 Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных пособий, планов, программ 5 л. ЭПК
374 Переписка об организации курсов повышения квалификации работников 3 г.
375 Договоры об обучении 5 л. <1> <1> После истечения срока действия договора
376 Графики работы курсов повышения квалификации 3 г.
377 Журналы учебных занятий курсов повышения квалификации 1 г.
378 Ведомости учета часов работы преподавателей 1 г.
379 Ставки почасовой оплаты труда преподавателей и консультантов 3 г. <1> <1> После замены новыми
380 Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий 1 г.
381 Документы (представления, списки, характеристики, переписка) о начислении стипендий учащимся работникам 5 л.
382 Списки, ведомости распределения по профилю обучения слушателей курсов повышения квалификации, профессионального обучения 5 л. <1> <1> После окончания обучения
383 Списки лиц, окончивших курсы повышения квалификации, профессионального обучения 5 л.
8.4. Награждение
384 Документы (представления, ходатайства,характеристики, автобиографии, выписки изрешений, постановлений и др.) о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий: <1> Документы о представлении к званию “Ветеран труда” – 30 л. ЭПК
а) в награждающих организациях Пост.
б) в других организациях 75 л. <1> ЭПК
385 Ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным наградам взамен утраченных; документы (заявления, справки) к ним:
а) в награждающих организациях Пост.
б) в других организациях 75 л. ЭПК
386 Переписка о награждении работников,присвоении почетных званий, присуждении премий 5 л. ЭПК
387 Документы (методические указания, перечни наград) об оформлении представления работников к награждению:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До замены новыми
9. МАТЕРИАЛЬНО – ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
9.1. Снабжение деятельности
388 Особые условия поставки продукции и материалов:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До замены новыми
389 Переписка по вопросам материально -технического обеспечения деятельности 5 л.
390 Списки поставщиков и потребителей 5 л. ЭПК
391 Договоры, соглашения, контракты о снабжении – сбыте, купле – продаже 5 л. <1> ЭПК <1> После истечения срока действия договора
392 Протоколы разногласий по договорам 5 л. <1> ЭПК <1> После истечения срока действия договора
393 Договоры поставки материалов (сырья), продукции, оборудования для государственных нужд Пост.
394 Документы (сводные ведомости, таблицы, расчеты) о потребности в материалах (сырье), оборудовании, продукции 5 л.
395 Документы (заявки, заказы, наряды, графики отгрузки, диспетчерские журналы, записи поручений, сводки, сведения и др.) о поставке материалов (сырья), оборудования и другой продукции 5 л.
396 Комплектовочные ведомости 1 г.
397 Спецификации, сертификаты на отгрузку и отправку продукции, материалов (сырья), оборудования 5 л. <1> <1> Импортного оборудования – до окончания эксплуатации
398 Таможенные декларации 5 л. <1> <1> При условии завершения проверки (ревизии)
399 Журналы учета материалов (сырья), продукции иоборудования, отправляемых потребителям 5 л.
400 Документы (акты, заключения, справки) о качестве поступающих (отправляемых) материалов (сырья), продукции, оборудования 5 л. ЭПК
401 Отчеты об остатках, поступлении и расходовании материалов (сырья), продукции, оборудования 5 л.
9.2. Организация хранения материально – имущественных ценностей
402 Договоры хранения (складского хранения) 5 л. <1> <1> После истечения срока действия договора
403 Документы (уведомления, карточки учета материально – имущественных ценностей, кладовые и амбарные книги, складскиесвидетельства, требования, наряды, погрузочные ордера, лимитно – заборные карты, переписка) об учете прихода, расхода, наличия остатков материалов (сырья), продукции, оборудования на складах, базах 5 л. <1> <1> После списания материально – имущественных ценностей. При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных, судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
404 Документы (справки, отчеты, сведения) оскладском хранении имущества, товарно -материальных ценностей 5 л. <1> <1> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения
405 Переписка об организации хранения материально – имущественных ценностей 3 г.
406 Пропуска на вывоз товаров и материалов со складов 3 г.
10. АДМИНИСТРАТИВНО – ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ ВОПРОСЫ
10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности
407 Правила внутреннего распорядка 1 г. <1> <1> После замены новыми
408 Документы (акты, докладные и служебные записки, переписка) о нарушении правил внутреннего распорядка 1 г.
409 Книги, журналы оттисков и слепков печатей и штампов Пост.
410 Переписка об утверждении печатей и штампов 3 г.
411 Журналы учета выдачи печатей и штампов 3 г.
412 Акты уничтожения печатей и штампов 3 г. <1> <1> При отсутствии книг, журналов, оттисков и слепков – пост.
413 Документы (акты, докладные и объяснительные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений и пропусков в организацию 1 г.
414 Книги регистрации удостоверений и пропусков 3 г.
415 Приемные акты на бланки удостоверений и пропусков, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков, корешков к ним 1 г.
416 Разовые пропуска, корешки пропусков в служебные здания и на вынос (вывоз) материальных ценностей 1 г.
417 Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни 1 г.
418 Книги, журналы, табели регистрации прихода и ухода (местных командировок) работников 1 г.
419 Списки, книги адресов и телефонов 1 г. <1> <1> После замены новыми
420 Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно – хозяйственных расходах 1 г.
421 Переписка о предоставлении мест в гостиницах 1 г.
10.2. Эксплуатация зданий, помещений
422 Документы (справки, информации, перечни) о передаче зданий, помещений в государственную, муниципальную собственность Пост.
423 Переписка о передаче зданий, помещений в государственную, муниципальную собственность 5 л. ЭПК
424 Договоры, соглашения о приеме и сдаче зданий, помещений в аренду (субаренду); документы (технические паспорта, планы, схемы) к ним Пост.
425 Опись документов, представляемых на торги (аукцион, конкурс) по купле – продаже земельных участков, зданий: <1> После проведения
а) по месту проведения 5 л. <1>
б) в других организациях До ликвидации организации
426 Протокол торгов (аукциона, конкурса) по купле – продаже земельных участков, зданий:
а) по месту проведения Пост.
б) в других организациях До ликвидации организации
427 Договоры о купле – продаже земельных участков, зданий; документы (проектно – изыскательское заключение, разрешение на строительство и др.) к ним Пост.
428 Документы (свидетельства о включении в реестр, карты учета и др.) об учете владения, пользования, распоряжения имуществом Пост.
429 Акты приема и передачи зданий, помещений, земельных участков в пользование, распоряжение, аренду, собственность организации Пост.
430 Паспорта зданий <1>, сооружений <1> и оборудования 5 л. <2> ЭПК <1> Паспорта зданий и сооружений – памятников архитектуры – пост. <2> После ликвидации здания, сооружения, списания оборудования
431 Планы размещения организации 3 г.
432 Переписка о предоставлении помещений организации, сдаче и приеме зданий в аренду 3 г.
433 Переписка о вселении, выселении, продлении сроков пользования помещениями, занимаемыми организацией 3 г.
434 Документы (доклады, обзоры, акты, справки, переписка) о состоянии зданий и помещений, занимаемых организацией 5 л. ЭПК
435 Переписка о содержании зданий, дворов итротуаров в надлежащем техническом и санитарном состоянии, благоустройстве дворов 3 г.
436 Договоры энергоснабжения 5 л. <1> <1> После истечения срока действия договора
437 Переписка о коммунальном обслуживании зданий и помещений 1 г.
438 Переписка о подготовке зданий к зиме и предупредительных мерах от стихийных бедствий 3 г.
10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь
439 Документы (справки, докладные записки, сведения, переписка) об организации, развитии, состоянии и эксплуатации различных видовтранспорта 5 л. ЭПК
440 Документы (заявки, расчеты, переписка) об определении потребности организации в транспортных средствах 3 г.
441 Договоры о перевозке грузов и аренде транспортных средств 5 л. <1> <1> После истечения срока действия договора
442 Переписка о перевозке грузов 3 г.
443 Заявки на перевозку грузов 1 г.
444 Нормативы загрузки транспортных средств 1 г. <1> <1> После замены новыми
445 Условия по перевозке грузов:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До замены новыми
446 Документы (акты, заключения, донесения,протоколы) аварийных комиссий 10 л. <1> <1> Связанные с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – пост.
447 Переписка об авариях и дорожно – транспортных происшествиях 5 л.
448 Документы (сведения, ведомости, акты, переписка) о техническом состоянии и списании транспортных средств 3 г. <1> <1> После списания транспортных средств
449 Документы (заявки, акты, сведения, переписка) о ремонте транспортных средств 3 г.
450 Документы (заправочные лимиты и листы,оперативные отчеты и сведения, переписка) о расходе бензина, горюче – смазочных материалов и запчастей 1 г. <1> <1> После завершения проверки (ревизии)
451 Паспорта транспортных средств До списания транспортных средств
452 Документы (докладные записки, справки, переписка) о состоянии внутренней связи 5 л.
453 Разрешения на установку и использование средств связи 1 г. <1> <1> После окончания эксплуатации средств связи
454 Договоры об организации, эксплуатации, аренде и ремонте внутренней связи 5 л. <1> ЭПК <1> После истечения срока действия договора
455 Переписка о проведении работ потелефонизации, радиофикации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи организации 3 г.
456 Схемы линий внутренней связи организации До замены новыми
457 Акты ввода в эксплуатацию линий связи 1 г. <1> <1> После снятия линий связи
458 Акты приемки средств связи и сигнализации после текущего, среднего и капитального ремонта 3 г. <1> <1> После проведения ремонта
10.4. Охрана
459 Документы (планы, отчеты, докладные записки, акты, справки, переписка) об организации общей и противопожарной охраны организации 5 л. ЭПК
460 Документы (акты, справки, планы, отчеты, сводки, сведения, переписка) об обследовании охраны и противопожарного состояния организации 3 г.
461 Отчеты о пожарах: <1> При отсутствии годовых – пост.
а) годовые Пост.
б) квартальные 5 л. <1>
462 Акты о пожарах 5 л. ЭПК
463 Переписка о выявлении причин пожаров 5 л. ЭПК
464 Документы (планы, отчеты, акты, справки, списки, переписка и др.) об организации работы по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям 5 л. ЭПК
465 Договоры об охранной деятельности 5 л. <1> ЭПК <1> После истечения срокадействия договора
466 Схемы дислокации постов охраны 1 г. <1> <1> После замены новыми
467 Отчеты об устройстве и эксплуатации технических средств охраны 3 г.
468 Переписка об оформлении разрешений на право хранения и ношения оружия 5 л.
469 Документы (акты, справки, докладные и служебные записки, заключения, переписка) о пропускном режиме организации 5 л.
470 Образцы подписей служебных удостоверений До замены удостоверений
471 Книги, журналы учета опечатывания помещений, приема – сдачи дежурств и ключей 1 г.
472 Документы (акты, справки, докладные записки, списки, графики) по оперативным вопросам охраны организации 1 г.
11. СОЦИАЛЬНО – БЫТОВЫЕ ВОПРОСЫ
11.1. Социальное страхование
473 Комплексные программы социальной защиты населения:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До минования надобности
474 Переписка по вопросам государственного социального страхования 5 л.
475 Листки нетрудоспособности 5 л.
476 Книги, журналы регистрации листков нетрудоспособности 5 л.
477 Документы (описи документов, листокисправлений, приложение к сопроводительной ведомости) по персонифицированному учету работников 5 л.
478 Рекомендации по подготовке документов к назначению пенсий работникам:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До замены новыми
479 Списки работников, уходящих на льготную пенсию 50 л.
480 Переписка о назначении государственных пенсий и пособий 5 л. <1> <1> По льготным пенсиям – 10 л. ЭПК
481 Сведения о выполнении установленных квот на рабочие места и движении денежных средств(при невыполнении условий квотирования рабочих мест) 5 л.
482 Документы (договоры дарения, акты приема – передачи ценных вещей, обязательства, отчеты и др.) о благотворительной деятельности Пост.
483 Списки лиц, организаций – объектов благотворительности 5 л. ЭПК
484 Переписка о благотворительной деятельности 5 л. ЭПК
11.2. Жилищно – бытовые вопросы
485 Документы (заявления, докладные записки, списки, справки, переписка) о предоставлении, распределении жилой площади работникам 5 л. <1> <1> После предоставления жилой площади
486 Документы (акты, сведения, заключения) об обследовании жилищно – бытовых условий работников 5 л. <1> <1> После предоставления жилой площади
487 Договоры о праве пользования (найма) жилой площадью, аренде и обмене жилых помещений 5 л. <1> ЭПК <1> После истечения срока действия договора
488 Переписка о вселении, выселении и продлении сроков пользования жилой площадью 5 л.
489 Договоры купли – продажи, дарения жилых помещений работникам организации Пост.
490 Документы (сведения, справки, переписка) обаренде, дарении, завещании, купле – продаже жилых помещений работникам организации 5 л. ЭПК
491 Переписка о выселении граждан из служебных, самовольно занятых квартир 5 л. <1> <1> После освобождения жилой площади
492 Лицевые счета квартиросъемщиков 5 л. <1> <1> После замены новыми
493 Договоры на обслуживание жилых помещений, находящихся в собственности организации 5 л. <1> <1> После истечения срока действия договора
494 Переписка о коммунальном обслуживании жилой площади, находящейся в собственности организации 1 г.
495 Договоры о медицинском и санаторно – курортном обслуживании работников 5 л. <1> <1> После истечения срока действия договора
496 Документы (списки, справки, заявления, переписка) о медицинском и санаторно – курортном обслуживании работников 3 г.
497 Расходные ордера на санаторно – курортные путевки 3 г.
498 Документы (заявки, требования, накладные, ведомости) о получении путевок 3 г.
499 Документы (заявления, медицинские справки, списки, переписка) учета работников и их детей, нуждающихся в санаторно – курортном лечении и отдыхе 3 г.
500 Переписка о приобретении путевок в детские оздоровительные лагеря 1 г.
501 Списки детей, направленных в детские оздоровительные лагеря 1 г.
502 Списки детей работников организации До замены новыми
503 Документы (акты, справки, докладные записки, сведения, предложения, переписка и др.) об организации питания работников 3 г.
504 Документы (докладные записки, справки, информации, переписка) о коллективном садоводстве и огородничестве 5 л.
11.3. Организация досуга
505 Документы (справки, сведения, отчеты,переписка, фотодокументы) об организации досуга работников 5 л. ЭПК
506 Переписка об организации чтения лекций, докладов, бесед, проведения экскурсий для работников 1 г.
507 Документы (акты, списки, переписка) о проведении и участии в смотрах, конкурсах самодеятельного творчества 3 г.
508 Документы (справки, сводки, списки, программы, переписка) о проведении и участии в спортивных мероприятиях 3 г.
12. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ПЕРВИЧНЫХ ПРОФСОЮЗНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ (ОБЪЕДИНЕНИЙ)
12.1. Организация деятельности
509 Документы (протоколы, доклады, стенограммы, постановления, резолюции, перечни участников и др.) о проведении общих, отчетно – выборных конференций, собраний Пост.
510 Документы (докладные записки, справки, календарные планы, отчеты, переписка и др.) об организации и проведении отчетно – выборных кампаний, общественных мероприятий 5 л. ЭПК
511 Документы (бюллетени голосования, списки кандидатов, выдвинутых в новый состав руководства организации – объединения) о выборах руководящих органов профсоюзной организации В течение срокаполномочий
512 Планы реализации критических замечаний и предложений Пост.
513 Документы (заявления, заявки, списки, акты, справки, переписка) о приеме в члены объединения (профсоюза), перечисления членских (профсоюзных) взносов из заработной платы работников, оказании материальной помощи, получении, аннулировании членских билетов 3 г.
514 Ведомости учета членских профсоюзных взносов и пожертвований 5 л. ЭПК
515 Учетные карточки членов профсоюзной организации (объединения) До снятия с учета
516 Книги, журналы учета выдачи членских билетов и учетных карточек 3 г.
12.2. Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений)
517 Документы (акты, докладные записки, программы, регламенты, протоколы, тексты выступлений, справки, переписка и др.) об осуществлении основных направлений профсоюзной деятельности 5 л. ЭПК
518 Предложения профсоюзов к проектам законодательных и нормативных правовых актов Пост.
519 Документы (акты, докладные записки, справки) об осуществлении профсоюзного контроля за исполнением условий заключенных соглашений,коллективных договоров, соблюдением работодателями, должностными лицами законодательства о труде, использованием средств фондов, формируемых за счет страховых взносов 5 л. ЭПК
520 Документы (протоколы, стенограммы, резолюции, постановления) руководящих органов профсоюзной организации (объединения) – комитетов, советов, бюро, правлений, секций, групп Пост.
521 Документы (протоколы, сведения, докладные записки, справки) о деятельности комиссий профсоюзной организации (объединения) Пост.
522 Документы (мандаты, подписные, опросныелисты, информации, переписка и др.) о делегировании членов первичной организации (объединения) на общероссийские форумы 5 л.
523 Переписка о финансово – хозяйственной деятельности профсоюза 5 л.

УКАЗАНИЯ ПО ПРИМЕНЕНИЮ ПЕРЕЧНЯ

1. Общие положения

1.1. “Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения” составлен в соответствии с “Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах” от 7 июля 1993 г., Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. N 552, и с учетом положений иных правовых актов Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, современных нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию архивов.

1.2. Перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями <*>, независимо от функционально – целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.


<*> Далее в тексте вместо слов “учреждений, организаций и предприятий” употребляется слово “организаций”.

Документы, отражающие специфические функции организаций (присущие определенному виду деятельности), предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях, примерных номенклатурах дел.

1.3. Состав документов и сроки их хранения в Перечне определены в результате непосредственного изучения документов с учетом рекомендаций специалистов соответствующих организаций, а также положений “Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения” (М., 1989), ведомственных перечней документов со сроками хранения, примерных номенклатур дел, а также решений ЦЭПК Росархива об установлении или об изменении сроков хранения отдельных видов документов.

1.4. Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).

1.5. Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда Российской Федерации. Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, при разработке ведомственных перечней документов, примерных номенклатур дел, а также в практике работы экспертно – проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных комиссий (ЭК) организаций.

2. Структура перечня и порядок его применения

2.1. Перечень построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровня в системе управления, вида деятельности, форм собственности. Разделы имеют подразделы по более узким вопросам.

2.2. Перечень состоит из 12 разделов:

– раздел 1 включает документацию, отражающую распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями (в том числе и профсоюзных организаций), а также вопросы приватизации, акционирования, лицензирования их деятельности;

– разделы 2 – 4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность, налогообложение организаций;

– раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно – технических и культурных связей организаций;

– раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;

– раздел 7 включает документацию по трудоустройству, организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

– раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

– раздел 9 содержит документацию о материально – техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно – материальных ценностей;

– раздел 10 включает документацию по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, охране организаций;

– раздел 11 содержит документацию, отражающую социально – бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно – бытовые вопросы, организацию досуга;

– раздел 12 содержит документы, раскрывающие специфические аспекты организации и вопросы деятельности первичных профсоюзных организаций (объединений).

Документы по планированию, финансированию, отчетности организаций (в том числе и общественных) даны в обобщенной формулировке наименований статей во 2-м, 3-м и 4-м разделах Перечня; в других разделах указаны лишь отдельные планово – отчетные документы, отличающиеся спецификой содержания или сроками хранения.

Документы, образующиеся при реализации функций, осуществляемых профорганизациями совместно с администрацией организаций, включены в 7-й и 11-й разделы Перечня. Разделы 5, 6, 8, 9, 10 содержатдокументы, образующиеся во всех организациях, в том числе и в профсоюзных.

2.3. Документы в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация (графа N 1). Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа (графа N 2). При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин “документы”, а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.

2.4. Сроки хранения документов, данные в Перечне (графа N 3), распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения документов (графа N 3) по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), т.е. источниками комплектования архивов.

Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, т.е. не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. При этом следует иметь в виду, что действующим законодательством регламентировано хранение в негосударственных организациях определенных документов (см. п. 2.4.2).

2.4.1. Организации – источники комплектования архива делятся на две группы: источники комплектования полного приема и источники комплектования выборочного приема.

Источники комплектования полного приема – это организации, находящиеся в зоне комплектования государственного, муниципального архива, от каждой из которых поступление ценных документов в этот архив осуществляется непосредственно в полном комплексе <*>.


<*> Под “полным комплексом” документов понимается совокупность документов, имеющих постоянный срок хранения.

Источниками комплектования выборочного приема являются отдельные организации из числа определенного вида, находящиеся в зоне комплектования государственного, муниципального архива, выделенные по ряду признаков, от которых в этот архив непосредственно поступают все или части документальных комплексов. Выборочный прием предусматривает две основные формы: повидовую и групповую.

При повидовом выборочном приеме в государственный, муниципальный архив непосредственно поступают отдельные виды создаваемых организациями ценных документов, не повторяющиеся в вышестоящем органе <*>, а также их информационно – аналитические документы и отчеты, поступившие в вышестоящую организацию.


<*> Состав отбираемых документов индивидуален для каждого вида организации.

При групповом выборочном приеме предусматривается поступление полных комплексов ценных документов непосредственно от некоторых организаций данного вида, вошедших в выборочную совокупность.

2.4.2. Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню (графа N 3) следующим образом. Государственные, муниципальные организации – 10 лет. Негосударственные организации – не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и / или необходимостью практического использования документов.

Определенные документы (нормативно – правового, имущественно – хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения по настоящему Перечню (ст. 5а, б, д, ж, 6а, 10а, 13а, 14, 15, 16, 19, 21, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 35а, 36, 37, 38, 47, 48, 49, 50, 57, 69, 72а, 74а, 84, 85, 99а, 104а, 108, 114а, 135а, 136, 166, 181, 187, 193а, 198а, 199а, 208, 218, 222а, 236, 253, 275, 311, 319, 320, 322а, 337а, 349, 350а, б, в, 409, 422, 424, 427, 428, 429, 489, 509) необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и / или длительным практическим значением указанных документов.

2.5. Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую статью в Перечне, проводить полистный просмотр дел; отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

2.6. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.

Документы постоянного срока хранения на нетрадиционных носителях принимаются на хранение в соответствии с установленными правилами.

2.7. В целях полноты состава Архивного фонда Российской Федерации Перечень предусматривает возможность поступления в государственные, муниципальные архивы дублетных документов, содержащихся в разных фондах. Право решения вопроса их отбора предоставляется государственным, муниципальным архивам.

2.8. Отметка “ЭПК”, поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно – историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов.

2.9. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1999 году, начинается с 1 января 2000 года.

Отметка “до минования надобности” означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1-го года.

2.10. Документация, не вошедшая в соответствующие разделы настоящего Перечня, но имеющая срок хранения “постоянно” или отметку “ЭПК” (ЭК) по какому-либо ведомственному перечню, в зависимости от результатов ее конкретного изучения принимается на государственное, муниципальное хранение или уничтожается после минования в ней практической надобности. Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой “ЭПК” (ЭК) принимают ЭПК архивных органов, учреждений.

2.11. Снижение сроков хранения, установленных настоящим Перечнем, запрещается. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных настоящим Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.

Снятие стоящей при сроках хранения отметки “ЭПК” разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения, обобщенных в статьях данного Перечня.

2.12. Микрофильмирование документов (с последующим уничтожением их оригиналов), образующихся в деятельности организаций, должно производиться в соответствии с действующими государственными стандартами.

2.13. Примечания, используемые в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения документов. Примечание “На государственное, муниципальное хранение не передаются. Хранятся в организациях” уточняет место хранения документов, имеющих, как правило, длительный справочный характер. В других примечаниях указываются признаки выделения определенных разновидностей документов или конкретные разновидности документов, сроки хранения которых отличаются от указанных в графе N 3. Так, примечание “При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения” конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации. Примечания “после истечения срока действия договора”, “после замены новыми” и т.д. указывают, что исчисление срока, названного в графе N 3, осуществляется с определенного момента. В примечаниях оговорены сроки хранения отдельных документов из общего их комплекса с учетом содержания, авторства, места создания, копийности (например, “выполненные известными авторами”, “памятников архитектуры”, “при наличии в организации подлинников копии документов – до минования надобности” и др.).

2.14. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

3. Организация проведения и оформления отбора документов на хранение и уничтожение

3.1. Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители соответствующего архивного учреждения (для организаций – источников комплектования) по согласованию с ним.

3.2. В своей работе экспертные комиссии руководствуются правовыми актами, нормативными документами, указаниями Росархива, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, настоящим Перечнем, нормативными и распорядительными документами руководящего органа своей ведомственной системы, своей организации.

Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением.

3.3. Отбор документов на постоянное, временное хранение и к уничтожению должен проводиться в соответствии с действующими правилами работы государственных, муниципальных архивов, правилами работы архивов организаций (ведомственных архивов), а также указаниями Росархива и архивных органов субъектов Российской Федерации.

Документы, сроки хранения которых определены Перечнем “постоянно”, подлежат государственному, муниципальному хранению и передаются в архивы в сроки и в соответствии с порядком, установленным Положением об Архивном фонде Российской Федерации, или по решению негосударственной организации, не являющейся источником комплектования государственного, муниципального архива, хранятся ею самостоятельно.

3.4. По истечении сроков хранения в архивах организаций – источников комплектования управленческая документация, отобранная на государственное, муниципальное хранение с соответствующим научно – справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы, передается в архивы.

3.5. Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, описываются в соответствии с установленными требованиями.

3.6. Описи (годовые разделы описей) на документы постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии и направляются на утверждение ЭПКсоответствующего архивного органа, учреждения одновременно по всем основным подразделениям организаций – источников комплектования государственного, муниципального архива. Три экземпляра утвержденной описи возвращаются в организацию, а первый экземпляр передается в архив в качестве контрольного документа, по которому будет производиться прием документов на хранение. Описи документов по личному составу длительного срока хранения согласовываются с ЭПК соответствующего архивного органа, учреждения и утверждаются руководителем организации.

3.7. После утверждения описей организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.

Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с отметкой “ЭПК”, а также не предусмотренных Перечнем, должно согласовываться с архивным органом, утверждением, если последним при утверждении описей документов постоянного хранения не было вынесено решения о возможности уничтожения остальных документов за соответствующий период.

Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации.

3.8. Архивные органы, учреждения проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включения в опись постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение.

3.9. Организации, документы которых приему в государственные, муниципальные архивы не подлежат, уничтожают дела с истекшими по Перечню сроками хранения без согласования с архивными органами, учреждениями при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени.

3.10. Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.

3.11. Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом, учреждением описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные, муниципальные архивы), а также нарушение установленных настоящим и ведомственными перечнями сроков хранения документов, является незаконным и влечет за собой согласно Положению об Архивном фонде Российской Федерации ответственность в установленном законом порядке.

3.12. Контроль за правильностью применения настоящего Перечня осуществляют Росархив, органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации и местного самоуправления, архивные учреждения.

3.13. С введением в действие настоящего Перечня часть 1-ю “Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения” (М., 1989), утвержденного Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г., считать утратившей силу применительно к указанным в данном Перечне управленческим документам, начиная с середины 90-х годов ХХ в. (с 1995 года). Для отбора управленческих документов за более ранний период времени (80-е – первую половину 90-х годов), а также специфической (отраслевой) документации применяется “Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения” (М., 1989).

Наряду с ними следует применять “Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР” (М., 1973), систему перечней по научно – технической документации, а также ведомственные перечни, примерные номенклатуры дел организаций, решения ЦЭПК Росархива о сроках хранения определенных документов.