Временное исполнение обязанностей




Порядок временного замещения руководителя рекомендуется прописать в УСТАВЕ фирмы и в трудовых договорах с генеральным директором, его заместителем. Если в уставе подробно прописана вся процедура, то издания отдельного приказа не требуется. Как оформить временное исполнение обязанностей генерального директора

Временное исполнение обязанностей руководителя фирмы требуется в случаях, когда он по каким-то причинам отсутствует (болеет, находится в командировке, отпуске и т. п.). Как правило, временное исполнение обязанностей генерального директора возлагается на его заместителя. Если у директора нет заместителя, в должностные обязанности которого входило бы временное выполнение функций руководителя, то эти обязанности генеральный директор возлагает на другого сотрудника. В этом случае он должен издать приказ о временном возложении обязанностей руководителя фирмы на этого сотрудника.

Порядок временного замещения руководителя рекомендуется прописать в УСТАВЕ фирмы и в трудовых договорах с генеральным директором, его заместителем. Если в уставе подробно прописана вся процедура, то издания отдельного приказа не требуется.

Нужно ли заключать с сотрудником, который не является штатным заместителем генерального директора, дополнительное соглашение к трудовому договору о временном исполнении его обязанностей?

Все будет зависеть от того, как именно оформлено временное исполнение обязанностей. Если при этом сотрудник не освобождается от своей основной работы, то исполнение обязанностей можно поручить ему с его письменного согласия (ст. 60.2 ТК РФ). При этом рекомендуется заключить с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором прописать все обязанности по замещаемой должности, установить срок замещения, определить размер доплаты. Но есть и другой вариант оформления таких отношений – через временный перевод на другую работу для замещения временно отсутствующего сотрудника (ст. 72.2 ТК РФ). В этом случае также нужно оформить с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору, поскольку такой перевод происходит по соглашению сторон. В качестве срока перевода в соглашении укажите: «До выхода генерального директора на работу» (ст. 72.2 ТК РФ) Запись в трудовую книжку ни в том, ни в другом случае делать не нужно.

Пример

В уставе ЗАО «Альфа» временное исполнение обязанностей генерального директора прописано таким образом.

Образец. Пример оформления документов. Скачать

От чьего имени исполняющий обязанности должен подписывать документы – от своего или от имени генерального директора?

Исполняющий обязанности генерального директора должен подписывать документы от своего имени, поскольку ему официально делегированы эти полномочия. Часто встречается ситуация, когда в стандартный бланк (например, в унифицированные формы по учету труда и его оплаты) вписана должность и фамилия генерального директора, а исполняющий обязанности перед наименованием должности от руки пишет «и. о.» и ставит свою подпись. Получается, что подпись и расшифровка подписи не совпадают. В то же время в реквизит «подпись» должны входить наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Такие требования предусмотрены пунктом 3.22 ГОСТ Р 6-30/2003. Учтите, что такой должности, как «исполняющий обязанности», не существует. Поэтому исполняющий обязанности должен указывать в документах ту должность, которую он занимает по штатному расписанию фирмы.

При подготовке документов на подпись исполняющему обязанности генерального директора не забывайте изменять в бланках наименование должности и расшифровку подписи. Несовпадение должности, подписи и расшифровки сделает документ юридически недействительным.

В каких случаях нужна доверенность

Если ни устав, ни трудовой догово р с руководителем не предусматривают возможности передачи полномочий в отсутствие генерального директора, то необходимо оформить гражданско-правовую доверенность с указанием переданных доверенному лицу полномочий.

Доверенность
– это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами (ст. 185 ГК РФ).
Доверенность – понятие гражданского, а не трудового права. Она призвана регулировать именно внешние отношения фирмы.

Доверенность от имени фирмы выдается за подписью ее руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати фирмы. Она выдается на срок не более трех лет, а если срок не указан, действует лишь в течение одного года с момента выдачи.

Лицо, выдавшее доверенность, может в любое время ее отменить. А лицо, которому выдана доверенность, вправе отказаться от нее в любое время (ч. 1 ст. 188 ТК РФ).

В каком случае действия, совершенные исполняющим обязанности генерального директора в его отсутствие, могут быть признаны незаконными?

Это может произойти, если полномочия генерального директора были переданы устно, без оформления соответствующего приказа, а также если полномочия по заключению договоров с контрагентами переданы без доверенности. Скорее всего арбитражный суд решит, что гражданско-правовые сделки, оформленные в этот период, были заключены ненадлежащим лицом, и признает их недействительными. И хотя арбитражная практика признает законными сделки, даже если полномочия руководителя фирмы были переданы другому лицу только приказом, без оформления доверенности (постановление Президиума Высшего арбитражного суда РФ от 24 марта 1998 г. № 6813/97), наличие доверенности избавит вас от небходимости доказывать правомочность издания приказа. Передача полномочий генерального директора приказом не должна противоречить уставу фирмы (в нем может быть закреплено, например, что полномочия генерального директора передаются только по доверенности).
Как оплачивать временное исполнение обязанностей

Дополнительныe трудозатраты требуют дополнительной оплаты труда. Статья 151 Трудового кодекса РФ говорит о том, что за исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника положены доплаты. Размер этих доплат устанавливается соглашением сторон трудового договора.

В разъяснении Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 29 декабря 1965 г. № 820/39 «О порядке оплаты временного заместительства» (оно действует в части, не противоречащей Трудовому кодекса РФ) сказано следующее. Временно исполняющему обязанности выплачивается разница между его фактическим окладом (должностным, персональным) и должностным окладом замещаемого работника (без персональной надбавки). Таким образом, доплата может составлять разницу в окладах генерального директора и того сотрудника, который его временно замещает.

Нужно ли доплачивать за исполнение обязанностей генерального директора его заместителю, если замещение директора – прямая обязанность этого сотрудника по трудовому договору?

Нужно. До недавнего времени действовали абзацы 3 и 4 пункта 1 разъяснения «О порядке оплаты временного заместительства», которые предусматривали, что разница в окладах не выплачивается штатному заместителю или помощнику отсутствующего работника (в данном случае генерального директора), а также главному инженеру, который замещает отсутствующего руководителя. Однако Верховный суд РФ определением от И марта 2003 г. № КАС 03-25 отменил этот пункт как ущемляющий права сотрудников и противоречащий статье 151 Трудового кодекса РФ. Таким образом, любому сотруднику, в том числе и штатному заместителю генерального директора, нужно доплачивать за временное исполнение обязанностей руководителя.