Личное дело




Личное дело – это совокупность документов, содержащих сведения о сотруднике и его трудовом стаже. Личное дело формируется в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации персональных данных

Обязательно ли вести личные дела

Личное дело – это совокупность документов, содержащих сведения о сотруднике и его трудовом стаже. Личное дело формируется в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации персональных данных.

Обязана ли фирма вести личные дел а сотрудников?

Такой обязанности у фирмы нет. Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной гражданской службы (ст. 44 Федерального закона «О государственной гражданской службе в Российской Федерации» от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). Подробно порядок оформления личных дел государственных гражданских служащих прописан в Указе Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609 «Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». Обычно в фирмах личные дела ведутся на руководителей, специалистов, материально ответственных сотрудников.

Если вы, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, все же решили ввести в фирме систему личных дел, делайте это правильно. Во-первых, используйте в качестве рекомендательных материалов приведенные выше нормативные акты, касающиеся госслужащих. Кроме того, соблюдайте правила оформления документов, установленные, в частности, ГОСТ Р 6.30-2003.

Что входит в состав личного дела

Как формировать личные дела сотрудников, решает руководитель отдела кадров фирмы. Обычно в личное дело включаются следующие документы:

  • внутренняя опись документов дела;
  • личный листок (анкета) по учету кадров;
  • дополнение к личному листку по учету кадров;
  • автобиография;
  • копии документов об образовании;
  • характеристики и рекомендательные письма;
  • личные заявления работника;
  • трудовой договор;
  • копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
  • аттестационные листы;
  • отзывы должностных лиц о работнике;
  • справки о состоянии здоровья;
  • фотографии;
  • другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным;
  • лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).

Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора.

личном деле содержатся персональные данные сотрудников. Порядок получения, хранения и защиты таких данных установлен главой 14 Трудового кодекса РФ. Нарушение этого порядка может привести к административным штрафам:

  • должностных лиц фирмы (например, руководителя) могут оштрафовать на сумму 500-5000 рублей;
  • фирму могут оштрафовать на сумму 30 000-50 000 рублей.

Штрафные санкции за нарушение трудового законодательства установлены статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

В фирме должен быть издан локальный нормативный акт (положение), регламентирующий условия работы с персональными данными, в котором устанавливается перечень лиц, имеющих доступ к этой информации (см. главу «Положение о защите персональных данных»).

Когда составляется внутренняя опись документов личного дела?

Внутренняя опись документов сразу вкладывается в дело и заполняется по мере поступления в него документов. Перед сдачей дела на архивное хранение на описи оформляется итоговая запись, в которой указывается, сколько всего документов находится в деле и из скольких листов состоит дело. Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела. При этом сами листы внутренней описи дела нумеруются отдельно. Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке, поэтому вначале во внутреннюю опись вносятся документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее – в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу. Внутренняя опись подписывается должностным лицом, составившим ее (отвечающим за ее составление).

Чем личный листок по учету кадров отличается от анкеты?

Личный листок по учету кадров составляет основу личного дела. Он выполняет ту же функцию, что и анкета приема на работу (отражает основные персональные и биографические сведения о сотруднике), но составляется, как правило, уже после того, как сотрудник принят на работу. Анкета же заполняется соискателем до приема на работу и включается в личное дело, только если данный соискатель становится сотрудником фирмы. В личное дело могут включаться и анкета, и личный листок или один из этих двух документов. В личный листок вклеивается фотография сотрудника размером 4х6. Заполняется листок без сокращений самим сотрудником, который после заполнения формы ставит личную подпись и дату, подтверждая достоверность указанных сведений.

Чтобы отразить изменения в учетных данных сотрудника, которые произошли после заполнения личного листка, нужно составить дополнение к личному листку по учету кадров.

В личном листке по учету кадров должна содержаться актуальная информация о сотруднике. Чтобы сотрудник не забывал сообщать в отдел кадров сведения об изменениях в своих личных данных, включите в бланк листка такую фразу: «Обязуюсь своевременно извещать службу кадров обо всех изменениях данных, включенных в личный листок по учету кадров».

Как хранить личные дела

В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передаются на хранение в архив. Документы личного дела подшиваются на четыре (три) прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетаются таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшивать (переплетать), нужно удалить скрепки со всех документов.

В начало дела подшиваются бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела.

Ежегодно в кадровой службе должна проводиться проверка личных дел. Если выявляются недостатки в оформлении и ведении личных дел, составляется соответствующий акт. Отметки о проверке личного дела проставляются в дополнении к личному листку по учету кадров.

Личные дела сотрудников должны храниться 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов фирмы, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно (п. 337 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 г.)